事業計画書は会社の情報を他者に分かりやすく伝えるための資料です。
現在では他社と差をつけるため、最新のソフトやツールでデザインや構成に工夫した事業計画書を作る会社が増えています。
しかし、資料作成ソフトとして最もよく知られているのはパワーポイントではないでしょうか。
この記事では事業計画書をパワーポイントで作る理由と作成のポイントについて解説していきます。
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事業計画書をパワーポイントで作るメリットとは？
企業の事業計画書はそのほとんどがパワーポイントで作られています。
新しいツールは他にもあるのに、何故パワーポイントが人気なのでしょうか。
それは単純に資料が見やすいというメリットがあるからです。
パワーポイントですっきりとまとめられた情報は頭に入りやすいのです。つまり、伝えたい内容が相手に理解されやすいということになります。
資料に目を通すだけでも大方の情報を伝えられるため、銀行への資金の融資依頼や自分の会社スタッフへの説明の際に時間をかけずに済みます。
その上、パワーポイントは大体パソコンに入っています。最新のツールを購入してやり方を調べながら作成するより簡単です。
このように、作成コストがかからないのもパワーポイントを使う会社が多い理由でしょう。
パワーポイントを使って事業計画書を作る時のポイント１
パワーポイントで事業計画書を作るなら、まずはシンプルに作ることを意識しましょう。
他の会社と差をつけようと、ついおしゃれなデザインにしたくなってしまう気持ちも分かります。
しかし、事業計画書は見た目のデザインよりも伝えたい内容の方が大切です。色をたくさん使ってカラフルにしてしまうと、何を重点的に伝えたいのかが分かりにくくなります。
それに、必ずしも相手の企業や銀行でカラーコピーが可能であるとも限りません。事業計画書はシンプルな方が目を惹き、内容をしっかり読んでもらいやすくなります。
作る時はなるべく白と黒をメインにして、必要なところだけ色を使うといった程度に留めておきましょう。
パワーポイントを使って事業計画書を作る時のポイント２
事業計画書には数値の情報を入れる時、図表やグラフを使うことがあります。その場合注意したいのが、グラフに短く説明を入れることです。
実は図表とグラフは、そのまま載せるだけでは想定したものと違った解釈になる場合もあります。
意外かもしれませんが、グラフは相手に伝わりにくいのです。
何の説明もなくただグラフだけのページだと、相手がどのように解釈すべきか分からなくなってしまいます。誤解が生じるのを防ぐためには、グラフの説明を載せておきましょう。
何のことを説明しているのか、どのように解釈してもらいたいのかを明示しておけば安心です。
パワーポイントを使って事業計画書を作る時のポイント３
事業計画書を作る際にテンプレートを使う場合もあるでしょう。テンプレートは便利ですが、ここでも気を付けたいポイントがあります。
それは、フレームワークです。
フレームワークは考えるヒントとして使う分には問題ありません。
しかし、使用し過ぎると印象ダウンに繋がることもあります。「この会社は独自の考えがない」と思われるかもしれません。
事業計画書は、相手側を説得するためのものです。事業計画書に説得力を持たせるには、「この資料は自分自身の頭で考えて作成している」ということをしっかり表現する必要があります。
そのためには、フレームワークの使用は程々にし、オリジナルの部分を多くすることが大切です。
パワーポイントを使って事業計画書を作る時のポイント４
パワーポイントでプレゼンテーション用の資料を作る時、箇条書きのものがよく見られます。確かに箇条書きは簡潔です。端的にまとめられると、資料の文字が見やすい上に内容も頭に入ってきやすくなります。
ただ、一見効率的な箇条書きには問題点もあります。
箇条書きでメリットがあるのは、資料を作った本人が直接相手にプレゼンテーションする場合にのみです。自分で説明するのなら、資料が簡潔でも良いでしょう。資料の不足部分は口頭で付け足すこともできます。
しかし、いつも自分自身で相手に説明する時間が取れるとは限りません。自分でプレゼンテーションすることが不可能な場合、作成した事業計画書は相手側だけで目を通すことになります。すると、事業計画書の内容を補足説明することができません。
箇条書きの事業計画書は、相手側に内容がきちんと伝わらず誤解が生じるリスクもあります。
事業計画書作成の際には、自分自身でプレゼンテーションができない場合にも備えておくことをおすすめします。箇条書きだけではなく、重要な箇所はしっかりと文章を記載することが大切です。
パワーポイントを使って事業計画書を作る時のポイント５
効率的な情報の伝達に役立つパワーポイントですが、ページの使い方にもコツがあります。
それは、1ページの使い方です。より良い事業計画書を作るなら、1ページには1つの情報だけを入れるということがポイントです。
パワーポイントで資料を作るとページによっては空白が多くなることもあります。その場合、空いている場所がもったいなく感じて別の情報でスペースを埋めたくなるかもしれません。
しかし、それでは1ページ入る情報としては多過ぎです。見た目も内容も雑然としてしまい、情報を理解するのに時間がかかります。
見やすく分かりやすい事業計画書は、1ページごとに伝える内容が変わります。「このページで伝えたいこと」は何なのかが分かるため、内容をしっかり読み込むことができます。
どうしても説明に必要な箇所で情報量が多くなるといった場合を除き、1ページに1つの情報にしておきましょう。空白ができても無理に詰め込まない方が無難です。
まとめ
事業計画書をパワーポイントで作る場合のポイントについて解説しました。パワーポイントには特に制限がないため、事業計画書を凝ったデザインにしたくなる方もいるかもしれません。
しかし、事業計画書を作る目的は相手の説得です。デザインに凝り過ぎると、一番読んでもらいたい中身の印象が相手に残らなくなる場合もあります。
事業計画書の見た目はシンプルに作ることがベストです。
中身は「どの部分が特に重要なのか」をあらかじめ考えてから作ると良いでしょう。
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